Wat is flexwerken?
Bij flexwerken denkt de werkgever al snel dat zijn personeel dag en nacht bereikbaar is, terwijl de werknemer hoopt de hele dag zijn eigen plan te kunnen trekken. Dit is een beetje zwart/wit geschetst, maar er zit zeker een kern van waarheid in. Bij flexwerken lopen werk en privé door elkaar heen en dit kan voor lastige situaties zorgen. Bij flexwerken draait het dan ook om het managen van verwachting, prestatie, motivatie en vertrouwen. Als een werkgever zijn personeel niet vertrouwt zal hij gaan controleren. Dit is op kantoor al lastig en bij een flexwerker helemaal tijdrovend. Als een flexwerker niet gemotiveerd is, zullen zijn prestaties tegenvallen. Hoe kan je dit voorkomen?
Flexwerkers werken op tijden die hen het beste uitkomen, op locaties passend bij de werkzaamheden. Flexwerkers zijn dus niet altijd op kantoor en missen zo belangrijke interactie met collega’s. Hoe behoud je de eenheid in het bedrijf en hoe zorg je voor het o zo belangrijke teamgevoel?
Hieronder ga ik verder in op de voor- en nadelen van het flexwerken. Wat kan je doen om iedereen zich een onderdeel van het team te laten voelen?
Flexwerken
Heerlijk: om 11.00 uur in een lege supermarkt je boodschappen doen en om 14.30 uur de kinderen van school halen. Dat scheelt weer in de kosten van de kinderopvang. Dit klinkt inderdaad erg goed, maar dan moet je wel bereid zijn om na het avondeten je laptop weer open te klappen of in het weekend het werk in te halen. Daarnaast is het voor een werkgever erg vervelend als werknemers niet beschikbaar zijn als er onvoorzien iets snel moet gebeuren. We weten allemaal dat dit vaak voorkomt in onze ongeduldige Nederlandse cultuur.
Geen inspiratie in die vierkante witte doos die sommige mensen een werkplek noemen? Logisch. Ga naar buiten, daglicht doet je goed! Werk in een café, als je werkzaamheden dit toelaten of vergader eens onder een boswandeling. Er zijn heel veel werkzaamheden die prima ergens anders uitgevoerd kunnen worden dan in een standaard kantoor. Sterker nog: ik ben van mening dat andere locaties veel geschikter zijn. Komt dit door het heerlijke gevoel van vrijheid of moeten we anders gaan kijken naar hoe we kantoren inrichten? Je begrijpt: bij een ontwerp van een flexibel kantoor is het belangrijk om goed te inventariseren wat de behoeftes zijn van de medewerkers. Als interieurarchitect verricht ik een gedegen vooronderzoek. Ik bekijk wat er nodig is om het bedrijf optimaal te laten presteren en help je bij het maken van de juiste keuzes. Een flexibel kantoor moet een plek zijn waar medewerkers heen willen omdat het zo goed werkt, niet omdat ze er verplicht 8 uur per dag aanwezig moeten zijn.
Flexibel betekent dat iets een andere vorm kan aannemen als de omgeving verandert. Zo werkt het ook met flexwerken. Je kan je werk aanpassen aan je privéleven en je privéleven aan je werk. Het belangrijkste is dat we een balans vinden waarmee de werknemer en werkgever allebei tevreden zijn. Duidelijk communiceren, vertrouwen en heldere afspraken zijn hierin onmisbaar.
Nieuwsgierig hoe Dyckenheins je kan helpen met het ontwerpen van een flexibel kantoor? Neem contact met me op, dan maken we er samen iets moois van!
Wil je weten hoe je met een flex office toch een hecht team kan opbouwen? Hieronder ga ik daar verder op in.
Teamwork
Een voetbalteam dat de hele week individueel traint, zal nooit op zondag als een team presteren. Zo werkt het ook in een bedrijf. Een kantoor is niet alleen een plek waar regelmatig je medewerkers verblijven, het is het hart van je bedrijf waar medewerkers een team vormen en onderdeel worden van het merk. Waarden en normen zijn nu eenmaal niet middels Teams of Zoom over te dragen. Daarnaast is het kantoor ook een visitekaartje van je organisatie. Dit is het eerste wat klanten zien en er is maar één eerste indruk.
Hoe zorg je ervoor dat flexwerkers verbonden blijven met het bedrijf?
Het is heel belangrijk om op kantoor samen te werken voor het vormen van een team. Het is echter niet noodzakelijk om dit 40 uur per week te doen. Per bedrijf verschilt het aantal contactmomenten: gemiddeld ligt dit op twee keer in de week. De overige dagen kan je prima thuis of ergens anders werken. En zoals ik eerder aanstipte is het ook niet verplicht om alle fysieke contactmomenten in het kantoor te organiseren.
Het maken van een team kan op de overige dagen online verder gaan. Om een teamgevoel te creëren of te behouden zijn een paar handvaten die je kan gebruiken hierna opgenomen.
Dagstart met het hele team
Begin de dag met een teamoverleg. Hierin wordt duidelijk waar iedereen aan werkt en wat er deze dag moet gebeuren. Overlappende taken worden samen door de bijbehorende mensen opgepakt. Maak dit niet te lang! De dagstart is een overdracht, geen extra vergadering.
Minder mailen, meer videobellen
Met videobellen krijg je meteen antwoord op je vraag en het geeft een persoonlijk contactmoment. Mail is vaak onpersoonlijk en laat je wachten op een antwoord.
Veilige sfeer
Zorg voor een sfeer waarbij mensen zonder aarzelen om hulp durven vragen. Hier ligt de belangrijkste taak van een manager. Bij je thuiswerkplek loopt er niemand langs waaraan je een vraag kan stellen. Niemand ziet dat je het druk hebt en komt je uit de brand helpen. Dit zal je zelf moeten aangeven.
Duidelijkheid
Flexwerken draait om duidelijkheid. Het moet duidelijk zijn wanneer iets af moet zijn, maar ook hoe het eruit moet komen te zien. Wie is voor welk onderdeel verantwoordelijk en wie stuurt alles in goede banen? Door duidelijkheid zijn de taken die je moet uitvoeren helder en kan je los van elkaar samenwerken.
Digitaal
Digitaal moet alles goed en simpel te regelen zijn. Lastige, trage programma’s en onoverzichtelijke lijsten worden niet gebruikt of geraadpleegd. Zorg ervoor dat alle online contactmomenten simpel, vlot en stabiel verlopen.
Hardware
Als werkgever moet je je personeel voorzien van alles wat de werknemer nodig heeft om zijn werk efficiënt en zonder irritatie uit te voeren.
Dagafsluiting
Aan het eind van de dag is er weer een kort moment om te kijken of alle planningen nog op schema liggen. Dit is het juiste moment om extra troepen voor de volgende dag te regelen mocht dit nodig zijn.
Begrip
Dit is misschien wel de belangrijkste. Niet iedereen is hetzelfde of heeft dezelfde thuissituatie. In plaats van vingerwijzen moet er een cultuur ontstaan van begrip en elkaar helpen.
Goede sociale controle
HR heeft een belangrijke taak om in de gaten te houden of iedereen tevreden is. Als je 40 uur per week op kantoor zit, is het moeilijk te verbloemen als je niet lekker in je vel zit. In een call van 20 minuten kan iemand makkelijk de schijn ophouden dat het goed gaat.
Benieuwd wat ik voor je kan betekenen? Bel me op of stuur een mailtje.
Chiel Heijnsdijk
06-38289590
